Case
実績・事例
東京都電設工業企業年金基金様 BPO、スキャニングサービスサービス 事例
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業務内容
過去の年金記録（届出書原本等）のスキャニングおよび閲覧システムの運用管理
対象サービス
BPO、スキャニングサービス
導入前はどのような課題を感じていましたか？
当基金は昭和46年の設立当初から現在に至るまで、ほとんどの書類を廃棄せずに保管しています。そのため、書庫のスペース確保が常に大きな課題でした。また、加入者様からの照会があるたびに、職員が書庫へ足を運び、膨大な紙資料の中から手作業で原本を探し出し、事務所でコピーを取るという運用を行っており、業務効率の面でも限界を感じていました。何より、古い資料は複写式の薄い紙が多く、経年劣化や紛失のリスクを考えると、早急なデジタル化が不可欠な状況でした。
当社にご依頼いただくことを決めた理由は？
幅広く、きめ細やかな対応をしていただける点が決め手でした。
当基金の資料は薄い複写式の紙が多く、スキャンが難しいという特性がありますが、ジムマネジメントさんは導入前から丁寧なテストと打ち合わせを重ね、最適な方法を一緒に検討してくださいました。また、実際に業務を担当される長野の従業員の方が現地に来て、資料の状態や業務の流れを直接確認してくださったことも大きな安心材料でした。単なる電子化にとどまらず、業務を理解したうえで「ALPSS（閲覧システム）」を構築してくれる――そうした伴走型の姿勢に信頼を置いています。
どのようにご活用いただいていますか？
過去から現在に至るまでの加入者記録をスキャンし、PC上で即座に検索・閲覧できる体制を整えています。これにより、窓口や電話での問い合わせに対しても、職員が席を立つことなく迅速かつ正確に回答できるようになりました。また、制度移行に伴う大量のデータ照合作業の際にも、必要な情報を即時に確認できる基盤として活用しています。現在では、当基金の業務を支える重要なインフラとなっています。
導入後の率直なご感想をお聞かせください。
本当に助かりました。特に印象的だったのは、平成19年に「年金記録問題」が発生した時です。国とのデータ照合が必要になった際、当基金は1万人以上の記録を迅速に確認することができました。もしデジタル化されていなければ、膨大な紙資料の確認に追われ、対応までに大幅な時間がかかっていたと思います。即座にエビデンスを提示できたことで、加入者様の不利益を未然に防ぐことができました。そうした積み重ねが、基金としての信頼維持に繋がっていると実感しています。
実際に得られた成果を具体的に教えてください。
必要な資料を各デスクから即座に閲覧できる環境が整い、書庫へ移動する物理的な手間がなくなりました。これにより、日常業務の効率は大きく向上しました。また、確認作業においても、迅速な検索・照合が可能となり、データの整合性を高めながら対応できるようになりました。さらに、書庫拡張と並行してデジタル化を進めたことで、保管スペース不足による業務停滞リスクを回避できました。環境変化にも柔軟に対応できる体制が整ったことは、将来を見据えた成果だと考えています。
さらに発展して活用していきたいこと、新たに依頼したいことはありますか？
今後は、スキャニングによって整備してきたデータを、次の活用段階へ進めていきたいと考えています。
例えば、加入者の方々がオンライン上で各種手続きを完結できるような仕組みづくりは、今後ますます重要になっていくと感じています。そのためには、個人情報の厳格な管理やセキュリティの担保が前提になりますが、基金と加入者の双方にとって利便性の高い環境を整えていくことが、一つの方向性だと考えています。
また、将来的に事務所の移転や環境変化が生じた場合に備え、計画的にデジタル化を進めていく必要があると感じています。そうした局面では、これまで同様にご提案をいただきながら、より効率的な運用体制を構築していければと考えています。
